Vijf redenen waarom je als freelancer recht hebt op een aanbetaling voor je werk

Ik ga niet betalen voor werk dat nog niet geleverd is“, met dat statement gaan potentiële klanten vaak met mij de onderhandelingen voor een nieuwe website in. Met de armen over elkaar en een strenge blik in de ogen wordt dan vaak gedacht dat men een erg sterke onderhandelingspositie heeft, maar niets is minder waar: een klant die niet bereid is een klein gedeelte aan te betalen, kan op zoek naar een nieuwe webdesigner. Ik maak hier geen uitzonderingen op en zal je vertellen waarom.

Vertrouwen

First things first: Vertrouwen. Met het doen van een aanbetaling, wordt vertrouwen uitgesproken en vertrouwen is van fundamenteel belang bij grote (web)projecten. Iedere relatie dient gebaseerd te zijn op vertrouwen en dat is voor zakelijke relaties niet anders.

Verplichting

Wanneer de klant bereid is om een aanbetaling te doen, geeft dat aan dat hij of zij daadwerkelijk voor mijn diensten kiest. Door vooraf een percentage van het totaalbedrag te voldoen, zijn beide partijen daadwerkelijk gebonden aan de overeenkomst: het commitment. Dit betekent niet alleen dat we er beide niet meer onderuit kunnen: het betekent tevens dat de klant niet zomaar zal overstappen naar een andere partij tijdens het proces, en voorkomt daarmee dat ik onbetaald werk doe.

Toewijding

Dat commitment betekent voor mij dat ik daadwerkelijk uren kan reserveren en inplannen voor het specifieke project. De beschikbaarheid van die uren kan ik gedurende de doorlooptijd van het project garanderen aan mijn klant, zwart op wit: dit zijn jouw uren en die kan niemand meer afpakken. Zeker bij projecten met doorlooptijden in maanden, is een dergelijke garantie voor beide partijen een vereiste. Omdat we in veel gevallen spreken over projecten van duizenden euro’s met tig uren aan werkzaamheden, is commitment en dedication van essentieel belang.

Verzekering

Bij een opdracht hoort een offerte en bij een akkoord op een offerte horen afspraken. Die afspraken zijn voor mij pas definitief als de aanbetaling voldaan is. Op dat moment geeft de klant aan dat hij of zij het eens is met de opgestelde voorwaarden en afspraken. Dat betekent voor beide partijen dat er geen onduidelijkheden zijn over wat er al dan niet inbegrepen is in het project: de scope is al vastgesteld. Eventuele gewenste wijzigingen of toevoegingen, die niet expliciet vooraf overeengekomen zijn, zullen dus in alle gevallen eerst door mij goedgekeurd moeten worden en kunnen niet onder dwang (“Ik wil gratis hosting, anders betaal ik niet”) worden afgedwongen.

Buffer

Een aanbetaling dient bij mij in veel gevallen als buffer. Zakelijke buffer. Het maakt het voor mij mogelijk om projectgerelateerde aanschaffingen te doen. Hetzij kleine aanschaffingen — zoals domeinnamen en WordPress themes, hetzij grote aankopen — zoals software- en plugin-licenties en servers. Deze aanshaffingen moet ik veelal op voorhand doen, nog voordat de werkzaamheden starten. De financiële buffer die door de aanbetaling gecreëerd wordt, maakt dit mogelijk.

Hoe ik te werk ga

Bovenstaande vijf redenen zijn over het algemeen ruim voldoende om klanten mee te overtuigen dat een aanbetaling essentieel is voor hun grote projecten. Durft men het commitment niet aan, dan neem ik afstand van de mogelijke opdracht en wens ik mijn klant succes met het vinden van een geschikte partij. Negen van de tien keer spreekt een klant echter wel vertrouwen in me uit door een aanbetaling te doen en dat beloon ik direct met een filnk stuk toewijding van mijn kant.

Betalingsschema

Meestal werk ik met een betalingsschema dat bestaat uit twee of drie delen. Het betalingsschema hangt af van de grootte van een project en de doorlooptijd daarvan.

Als vuistregel hanteer ik het volgende:

1 – 8 uur aan werkzaamheden: geen aanbetaling, alles achteraf.
9 – 32 uur aan werkzaamheden: 50% vooraf, 50% achteraf.
33+ uur aan werkzaamheden: 30% vooraf, 30% na de eerste helft van de gemaakte uren, 40% achteraf.

Transparantie door urenregistratie

Tot slot moet benadrukt worden hoe belangrijk urenregistratie is, zeker bij projecten van 32 of meer uur aan werkzaamheden. Bij grote (web)projecten gebeurt een groot deel van de werkzaamheden na de start van het project namelijk achter de schermen. Resultaat van die werkzaamheden is dus vaak niet direct zichtbaar voor de klant. In die gevallen stuur ik na de eerste helft van de gemaakte uren een specificatie van de werkzaamheden mee met de factuur, zodat de klant altijd op de hoogte is waarom hij zijn portemonnee trekt. Op die manier bied ik mijn klanten een stuk transparantie.

Ook interessant voor zzp’ers: Weet wat je waard bent en ga niet mee in de freelance prijzenoorlog!