Hours: eindelijk een handige manier om je urenregistratie te doen

In de ruim zes jaar waarin ik als freelancer heb ontwikkeld tot WordPress expert, ben ik nog niet één manier tegengekomen waarop het doen van de urenregistratie geen enorme last was. Sterker nog, als ik alle verschillende tools (My Hours, Timely, Hours Tracker – ik heb ze allemaal geprobeerd) en excel-sheets naast elkaar zou leggen, dan zou ik waarschijnlijk tig uren hebben besteed aan het vinden van de ultieme timetracker. Tot begin deze maand, totdat ik per toeval tegen Hours aanliep.

Hours 

Hours is een app die precies dat doet wat de werkende, urenregistrerende bevolking behoefte aan heeft: het zorgen voor een methode die jou geen tijd kost, maar juist deel van je workflow wordt. Hoe Hours dat doet, zal ik hieronder toelichten met een aantal voorbeelden uit de praktijk.

Eenvoud

hours-timelineLess is more. Dat geldt zeker ook voor Hours. De app is zo vormgegeven dat geen pixel overbodig of storend is. Slechts de essentie is overgebleven en die essentie is zeer fraai ontworpen.

Hours werkt met timers. Die timers krijgen een kleurtje (er zijn momenteel 16 tinten) en zijn in te delen inprojecten, klanten en taken. Die laatste twee zijn optioneel, maar erg nuttig. Zo heb ik bijvoorbeeld een timer voor het project Intern, met mezelf als klant (esomnia) waarbij ik de verschillende taken per keer (achteraf of live) kan toevoegen. Taken zijn in dit geval bijvoorbeeld: acquisitie, bloggen, marketing en klantcontact.

Mobiliteit 

Als freelancer ben ik regelmatig onderweg, bij klanten en op verschillende locaties. Mijn laptop heb ik dan lang niet altijd bij me, dus een excelsheet of computerprogramma biedt voor mij niet genoeg flexibiliteit voor het bijhouden en uitlezen van mijn urenregistratie. Mijn smartphone is echter natuurlijk altijd onderdeel van mijn survivalkit als ondernemer en daarom is een urenregistrator in de vorm van een app voor mij dé uitkomst. Als ik in de trein zit en tegelijkertijd mails of telefoongesprekken beantwoord, druk ik simpelweg op de ‘start timer’ knop in Hours en de rest gaat vanzelf.

Eén druk op de knop

hours-timersAls je dus net als ik je smartphone gebruikt om je zaken op orde te houden (mijn heilige drie-eenheid: Kalender, Herinneringen en Notities), dan raad ik je aan om daar Hours aan toe te voegen voor je urenregistratie.

Je hoeft praktisch niets van te voren in te stellen: gedurende je eerste week met Hours in je broekzak (of op je bureau) loodst de app je overal eenvoudig doorheen. Zo drukte ik voordat ik begon met dit artikel op ‘start’ timer’ en houdt Hours netjes voor me bij hoe lang ik al aan het bloggen ben.

Afronden

Nog zo’n handige feature, al is het maar een kleintje, is het afronden dat Hours kan doen voor je. Of je je klanten nu per minuut of per uur factureert, het maakt voor Hours niets uit. De app kan al je gelogde uren afronden zoals jij dat wilt: dit blog is bijvoorbeeld geschreven in 43 minuten, wat voor mijn registratie wordt afgerond naar 45 minuten.

Rapporteren

Nou hoor ik je denken: wat nou als ik toch een overzicht van mijn uren in Excel wil, zodat ik daar een mooi grafiekje van kan maken? Geen probleem: via de Reporting optie van Hours kun je wekelijks een csv naar je toe laten mailen met alle benodigde data. Gooi die data in een pivot-table en klaar is Kees.

Reminders en geluiden

hours-remindersIn mijn hoofd kan het een behoorlijke chaos zijn, ik vind het dan ook erg fijn dat ik mijn smartphone als houvast heb. De notificaties van mijn Kalender en Herinneringen apps hebben er de laatste jaren voor gezorgd dat ik op drukke dagen geen belangrijke zaken meer vergeet en de reminders van Hours doen dat nu ook. De app stuurt me namelijk zo nu en dan een notificatie als het vermoedt dat ik vergeten ben mijn uren te registreren.

Dat doet het door tijdens kantooruren je activiteit te monitoren. Ik begin meestal rond 9 uur ‘s ochtends en stop (afhankelijk van de drukte) tussen 17 uur en 18 uur. Hours stuurt mij net na 9:00 uur een notificatie als ik nog geen urenregistratie gestart ben. Start ik een timer en loopt deze al meer dan een uur? Dan vraagt Hours aan me of dat klopt. Zeg ik ja: dan loopt ‘ie gewoon door. Aan het eind van de dag meldt Hours zich weer om de boel af te sluiten.

 

Timeline- en Kalenderview

Wat ik persoonlijk erg handig vind, is dat je op de dag zelf een superduidelijke timeline-view krijgt van Hours. Die timeline loopt horizontaal boven je lijst met timers. Zo kun je tussendoor in één oogopslag zien (door de verschillende kleuren) hoeveel tijd je al aan ieder project besteed hebt.

Hours: de perfecte aanvulling op je survivalkit

Neem maar van mij aan dat Hours de perfecte aanvulling is op je survivalkit, zeker als je zelfstandig ondernemer bent. Hours is te downloaden (momenteel alleen voor iPhone) voor 4,49 euro via iTunes. Die prijs betreft een introductieprijs: binnenkort zal de reguliere prijs van 9,99 euro weer hersteld worden.

Klik hier om Hours te checken in de App Store.